EL LADO OSCURO DE LAS OFICINAS ABIERTAS

Por Andrés Hatum, PHD Profesor de Management and Organization. Universidad Torcuato Di Tella

A lo largo del tiempo muchas prácticas se han puesto de moda en las organizaciones con el objetivo de generar algún resultado concreto que mejore la performance de las compañías. Ese fue el caso de Six Sigma, por ejemplo, donde los empleados, cual escuela de artes marciales, portaban cinturones de colores para que el mundo viera que esa persona estaba siendo entrenada en la metodología.

"Consensus management" fue otra moda, donde las decisiones pasaban por varios comités antes de ser implementadas. Se podrán imaginar que nadie se hacía cargo de nada y las decisiones, a la hora de la implementación, quedaban obsoletas.

Una de las últimas modas en caerse a pedazos es el de las oficinas de espacios abiertos. Cuando se generó esta idea, se pensaba que el rédito inmediato y más importante de los espacios abiertos sería el de aumentar la colaboración entre las personas que trabajaban en el mismo espacio. Por el contrario, baja productividad y menor colaboración son corolarios de este invento que solo benefició a arquitectos y casas de mobiliario moderno.

Un estudio reciente de los profesores Ethan Bernstein y Stephen Turban, de Harvard Business School, analizó la performance de las personas que pasaron de cubículos a espacios abiertos y el resultado es una bomba atómica para los defensores del sistema. El estudio concluye que las personas tienen 73% menos de interacción cara a cara con sus colegas y usan un 67% más el correo electrónico y 75% más de otros medios para enviar mensajes, como Whatsapp.

Muchas empresas transforman sus espacios con la intención de crear mayor interacción y un ambiente de trabajo más vibrante y motivador, pero lo que logran es un efecto contrario donde las personas se aíslan para evitar el contacto. Muchos de los lectores habrán visto autómatas en espacios abiertos usando auriculares para impedir que los molesten.

Los espacios abiertos, por otra parte, dejan más expuesta a la gente en un lugar donde se pueden observar mucho más todas las interacciones. Esto genera que los empleados busquen otros medios para comunicarse sin exponerse demasiado. "Al mes de mudarnos a este espacio abierto nos pidieron que por favor bajáramos la voz, que no tomásemos mate y que tratáramos de entender que todo el mundo escuchaba todo", comenta Florencia, de una empresa de servicios tecnológicos. "La gente de mi equipo se quedó muda y es el día de hoy que nuestra interacción bajó respecto de lo que éramos antes cuando teníamos nuestro propio espacio y donde podíamos hablar, discutir y también tomar mate".

Uno de los objetivos de los espacios abiertos es la mejora de la productividad y la promoción de la colaboración y la inteligencia colectiva. El pasaje de oficinas cerradas a espacios abiertos en forma directa y sin escalas genera efectos contrarios e indeseados ya sea por inhibición o por un exceso de estimulación al que la gente no está acostumbrada.

¿Qué hacer? Primero, si a algún ejecutivo se le ocurre salir de la oficina más tradicional a algún espacio abierto se pueden tomar dos decisiones: despedir al ejecutivo por proponer ideas que pueden ser trágicas o, realmente, pensar la real necesidad del cambio y las verdaderas necesidades de los colaboradores. Muchas veces estos cambios se dan en pos de una mejora del clima organizacional y un aumento de la motivación, pero la gente lo que quiere es un salario más digno por lo que todo el pensamiento de cambio de oficina es inútil. Antes de romper las paredes de las oficinas e incorporar un tobogán, hay que entender bien qué necesita la gente para estar más cómoda y feliz en el trabajo. La visión cínica de los lugares con toboganes, siestarios, juegos y espacios recreativos es que si uno puede comer, ir al gimnasio y lavar su ropa en el trabajo, ¡para qué ir a tu casa!

En caso de querer migrar a algún espacio abierto, probar con algo intermedio que no afecte la forma de trabajo de la gente directa y brutalmente. Asegurarse de que exista una transición. En las oficinas de Google de Londres, por ejemplo, existe un espacio abierto que es una especie de jardín tropical que ofrece a quienes van variedades de café del mundo. Es un punto de encuentro de mucha gente de diferentes sectores con un objetivo recreativo y de encuentro creativo.

Pensar en lugares de coworking para trabajar es una forma de migrar la compañía a espacios colaborativos entre los propios empleados (que tienen su lugar de trabajo independiente) y empleados de otras empresas. De esta forma se evita una inversión significativa en adecuar el espacio de la oficina tradicional. Que el espacio abierto haya entrado en discusión no significa que a la gente no le interese trabajar en un espacio atractivo como lo demuestra un reciente estudio liderado por Kamarulzaman y otros colegas. Condiciones tales como la luz, ruidos y temperatura tienen un gran impacto en la productividad de los empleados. Así es como espacios de coworking como WeWork están basados en la idea de tener oficinas atractivas, con espacios comunes y áreas de entretenimiento, que pueden ser más que interesantes y económicas para pymes, emprendedores y startups.

Finalmente, si se trata de que la gente trabaje bien, motivada y de forma productiva, en vez de gastar tanto dinero en repensar la oficina ¿por qué no permitir el home office de forma más generalizada? Esto no significa de ninguna manera que la gente trabaje de forma aislada, sino más cómoda y feliz pudiendo manejar sus tiempos.

En la última encuesta de la empresa Mercer (Global Trend Studies 2019) considera que la flexibilidad laboral, en el sentido de poder manejar mejor los horarios y el lugar del trabajo, están entre las predilecciones de los empleados (no directivos). Si esto es así, ¿qué sentido tiene invertir millones en espacios "cool" cuando la gente ni siquiera los valora como tales?

En el futuro, la oficina será un punto de encuentro y, como tal, tiene que ser repensada para lograr que la misma sea el lugar que la gente elige para ir cuando no trabaja desde su hogar.

El efecto contrario

• Menor interacción: Estudios recientes demuestran que la implementación de las oficinas abiertas lejos de favorecer la colaboración redundó en un menor nivel de interacción entre los empleados.
• Más mail y WhatsApp: Una de las consecuencias de la desaparición de los cubículos es que la gente tiende a incrementar el uso de medios electrónicos para comunicarse, como el mail o el WhatsApp, ante la imposibilidad de tener diálogos más íntimos o privados.
• Auriculares para todos: Otra consecuencia es el uso generalizado de los auriculares como una manera que tienen los empleados de no ser molestados por otros compañeros.