Por Andrés
Hatum, PHD Profesor de Management and Organization. Universidad Torcuato Di Tella
A
lo largo del tiempo muchas prácticas se han puesto de moda en las
organizaciones con el objetivo de generar algún resultado concreto que mejore
la performance de las compañías. Ese fue el caso de Six Sigma, por ejemplo,
donde los empleados, cual escuela de artes marciales, portaban cinturones de
colores para que el mundo viera que esa persona estaba siendo entrenada en la
metodología.
"Consensus
management" fue otra moda, donde las decisiones pasaban por varios comités
antes de ser implementadas. Se podrán imaginar que nadie se hacía cargo de nada
y las decisiones, a la hora de la implementación, quedaban obsoletas.
Una
de las últimas modas en caerse a pedazos es el de las oficinas de espacios
abiertos. Cuando se generó esta idea, se pensaba que el rédito inmediato y más
importante de los espacios abiertos sería el de aumentar la colaboración entre
las personas que trabajaban en el mismo espacio. Por el contrario, baja
productividad y menor colaboración son corolarios de este invento que solo
benefició a arquitectos y casas de mobiliario moderno.
Un
estudio reciente de los profesores Ethan Bernstein y Stephen Turban, de Harvard
Business School, analizó la performance de las personas que pasaron de
cubículos a espacios abiertos y el resultado es una bomba atómica para los
defensores del sistema. El estudio concluye que las personas tienen 73% menos
de interacción cara a cara con sus colegas y usan un 67% más el correo
electrónico y 75% más de otros medios para enviar mensajes, como Whatsapp.
Muchas
empresas transforman sus espacios con la intención de crear mayor interacción y
un ambiente de trabajo más vibrante y motivador, pero lo que logran es un
efecto contrario donde las personas se aíslan para evitar el contacto. Muchos
de los lectores habrán visto autómatas en espacios abiertos usando auriculares
para impedir que los molesten.
Los
espacios abiertos, por otra parte, dejan más expuesta a la gente en un lugar
donde se pueden observar mucho más todas las interacciones. Esto genera que los
empleados busquen otros medios para comunicarse sin exponerse demasiado.
"Al mes de mudarnos a este espacio abierto nos pidieron que por favor bajáramos
la voz, que no tomásemos mate y que tratáramos de entender que todo el mundo
escuchaba todo", comenta Florencia, de una empresa de servicios
tecnológicos. "La gente de mi equipo se quedó muda y es el día de hoy que
nuestra interacción bajó respecto de lo que éramos antes cuando teníamos
nuestro propio espacio y donde podíamos hablar, discutir y también tomar
mate".
Uno
de los objetivos de los espacios abiertos es la mejora de la productividad y la
promoción de la colaboración y la inteligencia colectiva. El pasaje de oficinas
cerradas a espacios abiertos en forma directa y sin escalas genera efectos
contrarios e indeseados ya sea por inhibición o por un exceso de estimulación
al que la gente no está acostumbrada.
¿Qué
hacer? Primero, si a algún ejecutivo se le ocurre salir de la oficina más
tradicional a algún espacio abierto se pueden tomar dos decisiones: despedir al
ejecutivo por proponer ideas que pueden ser trágicas o, realmente, pensar la
real necesidad del cambio y las verdaderas necesidades de los colaboradores.
Muchas veces estos cambios se dan en pos de una mejora del clima organizacional
y un aumento de la motivación, pero la gente lo que quiere es un salario más
digno por lo que todo el pensamiento de cambio de oficina es inútil. Antes de
romper las paredes de las oficinas e incorporar un tobogán, hay que entender
bien qué necesita la gente para estar más cómoda y feliz en el trabajo. La
visión cínica de los lugares con toboganes, siestarios, juegos y espacios
recreativos es que si uno puede comer, ir al gimnasio y lavar su ropa en el
trabajo, ¡para qué ir a tu casa!
En
caso de querer migrar a algún espacio abierto, probar con algo intermedio que
no afecte la forma de trabajo de la gente directa y brutalmente. Asegurarse de
que exista una transición. En las oficinas de Google de Londres, por ejemplo,
existe un espacio abierto que es una especie de jardín tropical que ofrece a
quienes van variedades de café del mundo. Es un punto de encuentro de mucha
gente de diferentes sectores con un objetivo recreativo y de encuentro
creativo.
Pensar
en lugares de coworking para trabajar es una forma de migrar la compañía a
espacios colaborativos entre los propios empleados (que tienen su lugar de
trabajo independiente) y empleados de otras empresas. De esta forma se evita
una inversión significativa en adecuar el espacio de la oficina tradicional.
Que el espacio abierto haya entrado en discusión no significa que a la gente no
le interese trabajar en un espacio atractivo como lo demuestra un reciente
estudio liderado por Kamarulzaman y otros colegas. Condiciones tales como la
luz, ruidos y temperatura tienen un gran impacto en la productividad de los
empleados. Así es como espacios de coworking como WeWork están basados en la
idea de tener oficinas atractivas, con espacios comunes y áreas de
entretenimiento, que pueden ser más que interesantes y económicas para pymes,
emprendedores y startups.
Finalmente,
si se trata de que la gente trabaje bien, motivada y de forma productiva, en
vez de gastar tanto dinero en repensar la oficina ¿por qué no permitir el home
office de forma más generalizada? Esto no significa de ninguna manera que la
gente trabaje de forma aislada, sino más cómoda y feliz pudiendo manejar sus
tiempos.
En
la última encuesta de la empresa Mercer (Global Trend Studies 2019) considera
que la flexibilidad laboral, en el sentido de poder manejar mejor los horarios
y el lugar del trabajo, están entre las predilecciones de los empleados (no
directivos). Si esto es así, ¿qué sentido tiene invertir millones en espacios
"cool" cuando la gente ni siquiera los valora como tales?
En
el futuro, la oficina será un punto de encuentro y, como tal, tiene que ser
repensada para lograr que la misma sea el lugar que la gente elige para ir
cuando no trabaja desde su hogar.
El
efecto contrario
- Menor
interacción:
Estudios recientes demuestran que la implementación de las oficinas abiertas
lejos de favorecer la colaboración redundó en un menor nivel de interacción
entre los empleados.
- Más
mail y WhatsApp:
Una de las consecuencias de la desaparición de los cubículos es que la gente
tiende a incrementar el uso de medios electrónicos para comunicarse, como el
mail o el WhatsApp, ante la imposibilidad de tener diálogos más íntimos o
privados.
- Auriculares
para todos: Otra
consecuencia es el uso generalizado de los auriculares como una manera que
tienen los empleados de no ser molestados por otros compañeros.
